Notulen ‘de laatste eer’ Holwert
Algemene leden vergadering
Datum: 20 maart 2024
Locatie: Zee van tijd Holwert
Afwezig met kennisgeving: Janneke Kempenaar, Tineke Meidertsma, Dick Olivier, Alie Patroulle, Jelmer de Hoop
1 Opening
De voorzitter opent om 20:07 de vergadering en heet de groep van ongeveer 25 mensen welkom.
Dit jaar bestaat de uitvaartvereniging 120 jaar, met 21 begrafenissen in het afgelopen jaar blijkt na een korte rekensom dat de vereniging dan ongeveer 2400 begrafenissen heeft begeleid.
Maar na alle waarschijnlijkheid ligt dat getal zelfs hoger ivm de krimp van de afgelopen jaren.
Er wordt gesproken over de veranderingen van de tijd. Hoe het dorp nu een stuk kleiner is en dat er misschien in de komende jaren nog veel dingen in de uitvaart business veranderen kan. Zo werden vroeger de geboortes van kinderen in de krant gezet, waarbij dat nu eigenlijk niet meer gebeurd, is er een kans dat we straks ook de overlijdensberichten niet meer in de krant zullen zien?
Ook werd het jubileumfeest van 20 jaar geleden nog even aangehaald, toen was Teake van der Meer er nog bij.
2 Gedenken van hen die ons in 2023 zijn ontvallen
De voorzitter noemt de namen van de leden die ons in 2023 zijn ontvallen, nadien is er een moment van stilte.
3 mededelingen en ingekomen stukken
• Uitvaartbegeleiders Watse Elzinga en Janneke Kempenaar hebben het boekje ‘persoonlijke uitvaartwensen’ gemaakt. Watse heeft een aantal boekjes meegenomen voor de mensen die daar belang bij hebben.
• Ykje en Rianne zijn bezig met het opknappen van de aula, dit is in de afrondfase.
• De advertentie in de Doarpsbel loopt goed. Watse en Janneke zijn van plan om daar ook een eigen advertentie in te plaatsen.
4 Bestuurssamenstelling
De huidige bestuurssamenstelling wordt genoemd.
• Upt Hiddema : Voorzitter
• Gerrit Bilker : Penningmeester
• Rianne Talsma de Beer : secretaris
• Ykje van der Wal : algemeen bestuurslid
• Jelmer de Hoop : algemeen bestuurslid
Gea Soepboer verlaat met deze ALV het bestuur en geeft aan zin te hebben om de vrije tijd die hier voor terug komt in te vullen met andere dingen.
Rianne Talsma de Beer wordt voorgesteld als nieuw lid en goedgekeurd door de leden.
5 Notulen van de ledenvergadering 22 maart 2023
Er wordt een snel overzicht gemaakt van de notulen van vorig jaar. Vanaf dit jaar worden er geen Jaaroverzichten meer gemaakt.
De notulen zijn akkoord.
6 Financieel verslag 2023
Gerrit bespreekt het financieel verslag van 2023 en legt per onderdeel uit wat het is. Punten die opvallen zijn:
• De rente van de banken staat dit jaar in de kolom van ontvangsten, dit is mooi want ze hebben ook wel eens in de uitgaven gestaan.
• Het Bedrag van de crematies staat op €11.897,75. In 2023 zijn er 6 crematies geweest, dit geeft een inzicht van hoe prijzig een crematie ongeveer is.
• De aula is in het afgelopen jaar gehalveerd, Watse vraagt of de kosten hiermee ook veranderd zijn, de kosten zijn gelijk gebleven.
• Kosten federatie: dit is de basiscontributie die wordt betaald aan de ‘Friese Federatie uitvaartverenigingen’. Deze Federatie is een overkoepelende organisatie die klaar staat voor vragen die een uitvaartvereniging kan hebben en zorgt dat ‘kleinschalige’ uitvaartverenigingen bestaansmogelijkheid houden met alle grote uitvaartverenigingen die in Nederland aanwezig zijn.
• Assurantiekosten: per uitvaart betalen we een klein bedrag aan de Federatie
• Er was vorig jaar een positief resultaat van: €3.327,25
• Beleggingsportefeuille: Op dit moment wordt er €90.000 belegd. Op 19-03-24 was dit €96.000 waard
• Actuariële voorziening: dit is het bedrag wat er minimaal op de rekening moet staan om alle leden te kunnen voorzien.
• Het ‘resultaat V&W 2023’ wordt naar het eigen vermogen geschoven. De leden zijn hiermee akkoord.
7 Verslag van de kascontrolecommissie
Alie Kooistra en Piet Vrieswijk zeggen volmondig: ‘Ga zo door!’ de financiën zijn overzichtelijk en duidelijk in beeld gebracht.
Er wordt decharge verleend aan de penningmeester. Alie Kooistra en Wietse Schaap zullen volgend jaar de kascontrole doen.
8 Het bestuur stelt voor de ledenkorting van €1.000,- voor het jaar 2024 niet te verhogen
Leden zijn akkoord met dit voorstel.
9 Het bestuur stelt voor de contributie niet te wijzigen (€23,50)
Leden zijn akkoord met dit voorstel.
10 Mededelingen vanuit de vergadering ‘bestuur en medewerkers’
Op 23 februari was de vergadering van bestuur en medewerkers. De voorzitter benoemd de dragers en de uitvaartverzorgers bij naam zodat alle leden ook weten wie onder de medewerkers vallen.
Tijdens de vergadering is een groot gedeelte van de dragers niet aanwezig.
Belangrijke dingen vanuit de bovengenoemde vergadering zijn:
• De lichtjesavond: Watse en Janneke hebben vorig jaar in Easternijtsjerk een lichtjesavond georganiseerd. Dit was een groot succes, ze waren van +- 30 mensen uitgegaan en er zijn uiteindelijk +- 130 mensen bij aanwezig geweest.
Dit is een herinneringsavond voor iedereen die daar behoefte aan heeft, het hof wordt verlicht, er is een wensboom aanwezig en er wordt een groot hart gemaakt. Het idee is om dit ook in Holwert uit te voeren in december
• Bij de uitvaarten is er een mogelijkheid om een evaluatieformulier in te vullen. Bij degenen die vorig jaar zijn ingeleverd ‘scoren’ Watse en Janneke een 9
• Bij uitvaarten viel Watse en Janneke op dat nabestaanden soms niet volledig weten hoe ze graag de uitvaart vorm willen geven. Hieruit is het boekje ‘persoonlijke uitvaartwensen’ ontstaan. Deze kan je zelf invullen zodat al je wensen op papier staan.
Als je het zelf lastig vindt om in te vullen willen Watse en Janneke hier ook bij helpen.
• Dragers: er is op dit moment een groep van 10 personen, het zou fijn zijn als deze groep wat groter wordt. Jan Harm van der Meij en Arnoud Haitsma komen in de komende tijd deze ploeg versterken.
Otte Boonstra en Haije van der Ploeg hebben aangegeven volgend jaar te willen stoppen
Tijdens dit agendapunt kwamen ook nog twee andere dingen aan bod:
Belegging
Volgens het beleggingsstatuut beleggen wij op dit moment te veel. Omdat we op elk gegeven moment klaar moeten kunnen staan voor onze leden is er een maximaal bedrag wat er in beleggingen mag staan.
Indien er ineens een grote verandering in de beleggingswereld komt, moet er naast de beleggingsrekening ook nog genoeg geld zijn op de lopende rekeningen.
Dit is de reden dat we in de komende tijd de beleggingspot afbouwen naar €65.000. De leden stemmen hiermee in.
Algemene ledenvergadering
Er wordt vanuit het bestuur voorgelegd of het misschien ook een idee is om de ALV 1x in de twee jaar te doen.
Dit omdat het versturen van de uitnodiging (inclusief ledenkaart) en alle organisatie er omheen, plaats van ALV, hapjes/drankjes, enz, al snel uitkomt op een bedrag van €1.300,-.
De meningen vanuit de leden zijn wat wisselvallig, maar uiteindelijk wordt duidelijk dat het toch fijner is om het 1x in het jaar te doen.
Dit omdat we toch met grote bedragen werken en omdat het wel een business is waarin veel veranderd. Zo kunnen we alle leden die geïnteresseerd zijn elk jaar goed op de hoogte houden.
11 mededelingen over de begraafplaats
In de afgelopen tijd is een groep van 18 personen druk bezig geweest met het onderhoud van de begraafplaats.
Bomen en struiken zijn gesnoeid en in een tijdsbestek van twee weken is er 70 kuub aan schelpen op de paden aangebracht.
Aangemerkt wordt dat de oudere plekken (te) klein zijn, de rijen hebben soms maar een lengte van 170cm. Mensen worden steeds langer, en hierdoor moet soms gezocht worden naar andere plekken.
Ykje vraagt of er in Holwert ook een knekelgraf aanwezig is, die is er niet.
Verder is alles op de begraafplaats prima in orde, de dragers bevestigen dit.
12 rondvraag
Aan het begin van de rondvraag worden eerst de mensen die afscheid nemen benoemd en krijgen ze een pakket aan van alles lekkers mee naar huis.
Gea Soepboer wordt hartelijk bedankt voor de tijd die ze in het bestuur heeft gezeten. Gea is iemand die veel taken op zich neemt en graag even naar de mensen toe gaat als het nodig is.
Ze houd van een praatje en is goed in het snel ondernemen van actie!
Wietse houd er na ongeveer 15 jaar mee op als drager, in de ploeg zal hij zeker gemist worden omdat hij een betrouwbaar persoon is die het hoofd goed erbij kan houden. ]
Voor beide mensen geld: ‘op nei een goeie takomst, mei een sa’n goed mogelik sûnens!’
Voor de volgende vergadering is het handig dat er op de agenda staat dat de notulen van de ALV te vinden zijn op de website.
13 sluiting
De vergadering is om 21:40 gesloten. Hierna is nog gelegenheid om onder een borrel en wat bittergarnituur bij te praten.